Die Erstattung von Ausgaben an den Arbeitnehmer, die ihm im Zusammenhang mit oder anlässlich seiner Arbeit entstanden sind, stellt Werbungskosten dar, die unter den in der Verordnung vom 20. Dezember 2002 festgelegten Bedingungen und innerhalb der dort vorgesehenen Grenzen von der Bemessungsgrundlage für Sozialbeiträge ausgenommen und somit von Sozialbeiträgen befreit werden können (in der geänderten Fassung).
Zwar ist die Erstattung von Kosten, die ein Arbeitnehmer nachweislich für die Zwecke seiner beruflichen Tätigkeit und im Interesse des Arbeitgebers aufgewendet hat, gesetzlich vorgeschrieben; nichts hindert den Arbeitgeber jedoch daran, Höchstbeträge für die Erstattung festzulegen.
Um möglichen Missbrauch durch unredliche Mitarbeiter zu vermeiden, kann es sogar ratsam sein, vertraglich einen Höchstbetrag für die Erstattung einer Hotelübernachtung oder einer Mahlzeit im Restaurant festzulegen. Sollten Schwierigkeiten bei der Festlegung eines genauen Betrags bestehen, ist es auch möglich, sich auf eine Höchstkategorie zu beziehen (z. B. **- oder ***-Sterne-Hotel).
Ebenso ist die Entscheidung des Arbeitgebers, Pauschalzulagen für berufliche Aufwendungen zu gewähren, deren Höhe feststeht und unabhängig von der Höhe der tatsächlich vom Arbeitnehmer entstandenen Kosten ist, vollkommen rechtmäßig.
Tatsächlich kann der Arbeitgeber zwei Arten der Erstattung vorsehen:
– die Erstattung „nach tatsächlichem Aufwand“, die den vom Arbeitnehmer tatsächlich aufgewendeten Beträgen entspricht, gegen Vorlage entsprechender Belege (Hotel- und Restaurantrechnungen) durch diesen, wobei die Festlegung von Erstattungshöchstbeträgen möglich ist;
– die Gewährung einer Pauschalzulage für berufliche Ausgaben, unabhängig von der Höhe der dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandenen Kosten (ein umsichtiger Arbeitgeber sollte jedoch vom Arbeitnehmer Belege für die tatsächliche Durchführung der geltend gemachten Dienstreise verlangen).
Im zweiten Fall werden die Pauschalzulagen für Werbungskosten von der Bemessungsgrundlage für Sozialversicherungsbeiträge ausgenommen, sofern sie zweckgemäß verwendet werden; diese Voraussetzung gilt als erfüllt, wenn der Betrag der Zulagen bestimmte Obergrenzen nicht überschreitet.
Mit anderen Worten: im Falle der Wahl des Systems der Pauschalzulagen für Werbungskosten ist es möglich, dem Arbeitnehmer einen Betrag zu erstatten, der über den tatsächlich von ihm getätigten Ausgaben liegt, ohne dass dafür Sozialabgaben anfallen; dies gilt jedoch unter der Voraussetzung, dass dieser Betrag die von der Behörde veröffentlichten Obergrenzen nicht überschreitet.
Diese Obergrenzen werden jeweils zum 1. Januar eines jeden Jahres angepasst; für die im Jahr 2024 anfallenden Kosten gelten folgende Obergrenzen:
Dr. Aymeric Le Goff